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プライバシーポリシー
平成16年4月9日制定
令和5年6月11日改訂
総合システム情報株式会社 代表取締役 矢野 泰弘
総合システム情報株式会社の個人情報の取り扱いについて
総合システム情報株式会社（以下、当社という）は、ＩＴソリューションサービス企業として、多数の個人情報を取り扱っております。これの個人情報を大切に取扱い、個人の権利利益を保護することは、重要な社会的責務と考えています。 当社は、個人情報の適切な保護のために、以下に掲げる当社自らの保護規律を規範とし、それを実践するための体制を確立し、当社の事業遂行のなかにおいて堅固な保護・管理体制を定着させることを宣言します。
個人情報の取得・利用・提供等について
①個人情報を取得する際は、その利用目的をできる限り明確に特定し、その目的達成に必要な限度において適法かつ公正な手段で取得します。
②個人情報を利用する際は、本人に明示、通知、または公表した利用目的の範囲内に限定し、それに反する目的外利用を行わないための措置を講じます。
③個人情報を第三者に提供またはその取扱いを委託する際は、本人が同意を与えた利用目的の範囲内で、適法にこれを行います。
安全対策の実施について
個人情報の正確性およびその利用の安全性を確保するため、情報セキュリティ対策を始めとする安全措置を構築し、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏洩、滅失または毀損等の的確な防止とセキュリティの是正に努めます。
苦情に対する適正な対応について
個人情報を提供された本人の権利を尊重し、本人から自己情報の開示、訂正、削除、または利用もしくは提供の停止等を求められたときは、適法にこれに応じるとともに本人からの苦情に関して適正な対応をします。
法令・指針・規範の遵守について
適正な個人情報保護の実現のため、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守します。
個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善について
個人情報保護マネジメントシステムの運用状況について定期的に監査し、それを維持し、継続的に改善し、個人情報の保護水準の向上を図ります。
個人情報の取扱いに対する苦情の申し出先
個人情報の取扱いに関する苦情・相談は、以下の＜個人情報に関する連絡先＞に記載してある連絡先までご連絡ください。
＜個人情報に関する連絡先＞
総合システム情報株式会社 個人情報保護相談窓口 TEL:０３－５９０９－３３７１
個人情報の取り扱いについて
| １．当社では以下の目的で個人情報を利用します。 |
| （１）採用に応募される方の個人情報 |
| 連絡、情報のご提供および採用選考 |
| （２）社員の個人情報 |
| 業務上の連絡、給与・賞与の支払、能力開発、福利厚生、安全衛生等の労務管理 |
| （３）ビジネスパートナー様の個人情報報 |
| ソフトウェア開発業務管理 |
| ２．当社への個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、 個人情報の取り扱いに関する苦情は、以下の＜個人情報に関する連絡先＞に記載してある連絡先までご連絡ください。 |
| ＜個人情報に関する連絡先＞ 総合システム情報株式会社 個人情報保護相談窓口 ＴＥＬ：０３－５９０９－３３７１ |
個人情報に関する開示等のご請求手続きについて
当社は、個人情報保護法に基づき個人情報のご本人またはその代理人から、当社が保有する保有個人データ又は第三者提供記録に関して、開示、利用目的の通知、訂正・追加・消去、利用停止、第三者提供の停止（以下、「開示等」といいます。）に関するご請求をお受けした場合、下記の要領にて対応いたします。
| １．個人情報取扱業者の名称 | ||||||||||
| 総合システム情報株式会社 〒160-0023 東京都新宿区西新宿 ６丁目１０番１号 日土地西新宿ビル １７階 代表取締役 矢野 泰弘 |
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| ２．個人情報の保護管理者 | ||||||||||
| 管理者名：由利 恭成 ＴＥＬ：０３－５９０９－３３７１ |
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| ３．すべての保有個人データの利用目的 | ||||||||||
| 当社の開示対象個人情報の利用目的は以下の通りです。 | ||||||||||
| (1)採用業務（連絡・書類の送付・採用選考等）のため | ||||||||||
| (2)人事労務管理（勤怠管理・人事考課・給与等支払事務・社会保険手続き・福利厚生・健康管理・アンケート調査・教育等）のため | ||||||||||
| (3)取引先との契約上の権利義務履行のため | ||||||||||
| (4)取引先との事務連絡のため | ||||||||||
| (5)取引先との支払請求管理のため | ||||||||||
| (6)来訪者管理（セキュリティ（入退室管理）確保）のため | ||||||||||
| ４．保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先 | ||||||||||
| 保有個人データの取り扱いに関する苦情・相談は、以下の＜個人情報に関する連絡先＞に記載してある連絡先までご連絡ください。 | ||||||||||
| ＜個人情報に関する連絡先＞ 総合システム情報株式会社 個人情報保護相談窓口 ＴＥＬ：０３－５９０９－３３７１ |
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| ５．認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先
※個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています |
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| 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
認定個人情報保護団体事務局 |
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| ６．ご請求方法 | ||||||||||
| 開示等の請求を行う場合、下記に記載された当社指定の開示請求書及び本人確認のための必要書類と手数料を同封の上、 次項１１.の開示等ご請求に関する書類の送付先にご郵送ください。 ※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って処理させていただきます。 |
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| ７．ご請求の際に必要な提出書類 | ||||||||||
| (1)保有個人データ開示等請求書 | ||||||||||
| 保有個人データ開示等の請求書（145kbytes） | ||||||||||
| (2)本人確認のための必要書類 | ||||||||||
| ①ご本人による開示請求 | ||||||||||
| 次の書類のうち、いずれか１通のコピーが必要となります。なお、有効期限のあるものは期限内のものに限らせていただきます。 | ||||||||||
| ○運転免許証のコピー | ||||||||||
| ・本籍地の情報は塗りつぶしてご提出ください。 | ||||||||||
| ・住所変更をされている場合は、変更手続きをなさった上、裏面部分のコピーも併せてご提出ください。 | ||||||||||
| ○健康保険証のコピー | ||||||||||
| ・住所欄に現住所を記載したものをご提出ください。 | ||||||||||
| ・ご本人以外のご家族の情報は塗りつぶしてご提出ください。 | ||||||||||
| ○パスポート（旅券）のコピー | ||||||||||
| ・本籍地の情報は塗りつぶしてご提出ください。 | ||||||||||
| ・顔写真と所持人記入欄（氏名、住所等）の両方のコピーをご提出ください。 | ||||||||||
| ○外国人登録証明書のコピー | ||||||||||
| ②代理人等による開示請求 | ||||||||||
| ａ．請求者ご本人が委任した代理人の場合 | ||||||||||
| ○委任状（開示請求をされるご本人の署名及び実印の捺印） | ||||||||||
| 個人情報開示等の請求に関する委任状（42kbytes） | ||||||||||
| ○上記の委任状に捺印された印鑑登録証明書 | ||||||||||
| ・ご請求日より３ヶ月以内に取得したものをご提出ください。 | ||||||||||
| ○請求者ご本人の確認のための書類（上記①に同じ） | ||||||||||
| ○代理人確認のための書類（上記①に同じ） | ||||||||||
| b．請求者ご本人の親権者の場合 | ||||||||||
| ○住民票の写しまたは戸籍謄本、戸籍抄本のうちいずれか１通 | ||||||||||
| ・請求者ご本人との関係が確認できるものをご提出ください。 | ||||||||||
| ・請求者ご本人と親権者の方以外のご家族の情報が記載されている場合は 塗りつぶしてご提出ください。 |
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| ・本籍地の記載がある書類は塗りつぶしてご提出ください。 | ||||||||||
| ・ご請求日より３ヶ月以内に取得したものをご提出ください。 | ||||||||||
| ○請求者ご本人の確認のための書類（上記①に同じ） | ||||||||||
| ○親権者ご本人の確認のための書類（上記①に同じ） | ||||||||||
| ｃ．成年後見人の場合 | ||||||||||
| ○登記事項証明書 | ||||||||||
| ・ご請求日より３ヶ月以内に取得したものをご提出ください。 | ||||||||||
| ○請求者ご本人の確認のための書類（上記①に同じ） | ||||||||||
| ○成年後見人ご本人の確認のための書類（上記①に同じ） | ||||||||||
| ８．手数料およびお支払い方法 | ||||||||||
| 個人情報の開示及び利用目的の通知に関するご請求につきましては、下記手数料が必要となります。なお、個人情報の訂正・追加・消去、利用停止、 第三者提供の停止については不要です。 |
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| (1)手数料：１つの申請につき、１０００円（税込み） | ||||||||||
| (2)お支払い方法：上記手数料分の郵便切手を必要書類に同封の上ご郵送ください。 | ||||||||||
| ※当該個人情報の有無に拘らず手数料は返却いたしかねますのでご了承ください。 | ||||||||||
| ９．ご請求に対する回答方法 | ||||||||||
| 本人又は代理人が7(1)「保有個人データ開示等請求書」にて指定した方法により対応させていただきます。（ただし、指定された開示等の方法を行うことが困難な場合は、書面の郵送にて対応させていただきます。） | ||||||||||
| １０．ご請求に対して当社が取得した個人情報について | ||||||||||
| 開示等のご請求に伴い当社が取得しました個人情報は、開示等のご請求に関する対応に必要な範囲のみで取り扱います。 なお、ご提出いただきました本人確認のための必要書類につきましては、ご請求に対する手続きが完了した後、遅滞なく廃棄させていただきます。 |
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| １１．ご請求に関する書類の送付先 | ||||||||||
| 〒160-0023 東京都新宿区西新宿 6丁目10番1号 日土地西新宿ビル 17階 総合システム情報株式会社 個人情報保護管理責任者 宛 |
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| １２．個人情報の取扱体制や講じている措置の内容 | ||||||||||
| (1) 基本方針の策定 | ||||||||||
| 個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について個人情報保護方針」を策定しています。 | ||||||||||
| (2) 個人データの取扱いに係る規律の整備 | ||||||||||
| 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。 | ||||||||||
| (3) 組織的安全管理措置 | ||||||||||
| ①個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。 | ||||||||||
| ②個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。 | ||||||||||
| (4) 人的安全管理措置 | ||||||||||
| ①個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。 | ||||||||||
| ②個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。 | ||||||||||
| (5) 物理的安全管理措置 | ||||||||||
| ①個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。 | ||||||||||
| ②個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。 | ||||||||||
| (6) 技術的安全管理措置 | ||||||||||
| ①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。 | ||||||||||
| ②個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。 | ||||||||||
本件に関するお問い合わせ先
TEL：03-5909-3371
FAX：03-5909-3372
E-Mail：privacy@ssinet.co.jp
